Кожен представник сучасного бізнесу, власник інтернет-магазину або сайту часто пише електронні листи. Проте не всі розуміють важливість правильного складання e-mail листа та його ефективність. Розглянемо основні аспекти складання сучасного, дієвого бізнес емейлу.
Тема електронного листа
Багато хто ігнорує поле теми, яке розташоване нагорі вікна електронного листа. Часто тут можна побачити невідповідний вміст, пусте поле, багато знаків окликів чи крапок. Така тема абсолютно не приносить користі. Фраза «Дуже важливо» також пуста для читача, адже не розкриває для нього суть, особливо, якщо лист надійшов від незнайомого відправника.
Тема листа, що коротко та влучно сформульована, гарно відображається на малому екрані смартфону і стає важливим аргументом щодо прочитування емейлу. Таке рішення за статистикою займає всього 15 секунд. Тому варто писати змістовні, зрозумілі теми, які характеризують вміст звернення. Незрозуміла чи пуста тема емейла – пряма дорога в бан отримувача.
Вітання
Важливим елементом кожного електронного листа в бізнес-переписці є вітання. В залежності від попередніх установлених стосунків можна використовувати:
- більш офіційні вітання – шановний пан, містер, вітаємо, шановний клієнт;
- та менш ділові звернення – привіт, дорогий, звертання по імені.
Не рекомендується вживати точний період часу – добрий ранок або вечір. Допустимо добрий день! Тому що електронна пошта – не месседжер і може бути відкрита в будь-який час доби.
Також не варто ставити запитання «Як справи?». Адже це може вести до довгої черги переписки, яка займає час та відволікає від основної мети бізнес емейла. Подібну фразу можна замінити на стверджувальну «Сподіваюсь, у Вас все добре».
Після вітання можна нагадати про себе, коли мало місце попереднє знайомство, лист або рекомендації. Попередня історія дозволить краще налагодити зв’язок та збільшить шанси, що лист буде прочитано до кінця.
Мета електронного листа
Не потрібно писати об’ємних вступів і краще одразу перейти до теми звернення. Лаконічно і стисло викласти пропозицію і опис проблеми, суть листа. Це дасть можливість зберегти увагу та коротко визначити подальшу потребу у тому, щоб дочитати листа. Зазвичай на мету достатньо приділити всього декілька строк (один абзац). Якщо цього не зробити, отримувач листа вже на цьому етапі може вийти з електронної сторінки.
Основний зміст та подальші кроки
Більш конкретне розкриття теми повідомлення та «подальші кроки читача» - що ви очікуєте від поданої в листі інформації та які дії має зробити читач e-mail.
- Основний зміст викласти послідовно і також достатньо стисло. Якщо весь обсяг інформації не можна вмістити в одну стандартну друковану сторінку тексту, краще доповнити лист додатками з текстовими або графічними матеріалами, презентаціями, картинками і таблицями або посиланнями на додаткові джерела. Лист не повинен бути нудним і формалізованим, не втомлювати читача великим обсягом інформації та щільним текстом.
- Щоб сформулювати подальші кроки можна слідувати правилу 3W (What? Who? When?) – викладення змісту того, що, хто і коли повинен зробити.
Якщо мета – продати товар чи послугу - тут доцільно вкласти заклик до дії – перегляд сайту, каталогу, замовлення зворотного дзвінка, відповідь на лист, написання відгуку тощо.
Закриття теми
Коротке нагадування теми та стандартні фрази «Сподіваємось побачити Вас скоро», «Очікуємо на Ваше замовлення», «Бажаємо всього найкращого», «Найкращі побажання», «Бажаємо успіхів», «Сподіваємось, Ви залишитесь задоволені нашими послугами», «Чекаю на відповідь», «Завчасно дякую».
Підпис відправника
Як правило, у підписі електронного листа зазначається: ім’я та прізвище, посада, контактні номери телефонів, поштова адреса, місцезнаходження.
Перед натискання кнопки відправки варто завжди пам’ятати про перевірку написаного. Для цього треба перечитати повідомлення від початку до кінця. Правопис електронного листа можна перевірити з використанням відповідної вбудованої функції електронної пошти.
